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Por qué le conviene subcontratar su nómina de sueldos
Administrar la nómina de las pequeñas empresas implica mucho más que preparar cheques y entregarlos a los empleados con puntualidad. Es necesario llevar registros exactos, calcular y pagar los impuestos sobre sueldos y salarios y comunicarse eficazmente con los empleados. Muchos propietarios de pequeñas empresas encuentran que pueden simplificar el proceso utilizando un proveedor subcontratado de nóminas para que maneje todo el proceso de manera rentable y eficiente.
La subcontratación de su nómina le puede brindar a su pequeña empresa una serie de importantes beneficios:
Ahorre tiempo
Usar la subcontratación de nóminas es en general para las empresas pequeñas una solución más eficaz que procesarlas internamente. Encomendar la nómina a expertos le deja tiempo para dedicarlo a otras cosas importantes de su negocio. Ya sea que se trate de su tiempo, del tiempo del personal, o una combinación de ambos, lo más probable es que esas horas se puedan invertir mejor en ganar nuevos negocios, mejorar el servicio al cliente, ajustar las operaciones comerciales o lanzar una nueva línea de productos. Las áreas que ahorrarán tiempo con la subcontratación son:
- Procesamiento de nóminas
- Corte y distribución de cheques de sueldo
- Cálculo y pago de impuestos sobre empleo y de retención
- Preparación y distribución de formularios W-2 y 1099 a fin de año
- Consultas de empleados sobre la nómina
Ahorre dinero
Muchos propietarios de empresas no calculan correctamente el costo del procesamiento interno de su nómina porque no tienen en cuenta las horas y los recursos que utilizan para pagarle a sus empleados y para preparar la planilla de sueldos. En general, una cuidadosa evaluación de costos demuestra que una pequeña empresa ahorra dinero subcontratando el procesamiento, el seguimiento y la presentación de los documentos de su nómina de pagos. Para evaluar sus propios costos internos de nóminas, tenga en cuenta:
- Cuánto vale el tiempo usado para ese trabajo: tenga en cuenta el costo de su tiempo y el del tiempo de cualquier persona que procese o "toque" la nómina. Es frecuente que en las empresas pequeñas muchas personas participen en las distintas etapas del procesamiento de los sueldos.
- Qué ahorros brindaría la subcontratación: como un proveedor externo puede manejar todas las responsabilidades que implica administrar la nómina y responder las preguntas de los empleados, la empresa pequeña puede eliminar o distribuir diferentemente los recursos internos utilizados en la preparación de su planilla.
Evite las multas
El cálculo de los impuestos locales, estatales y federales sobre el empleo y el trabajo administrativo relacionado con la declaración de impuestos puede llegar a ser muy problemático. Si se lo hace incorrectamente, es posible que su empresa se vea sancionada y tenga que pagar intereses por lo adeudado desde que se cometió el error. En realidad, se calcula que una cada tres pequeñas empresas recibe una multa fiscal del orden de los 800 dólares por año. La subcontratación de la nómina acaba con el riesgo de muchos de estos costos y complicaciones porque:
- Un proveedor de nóminas subcontratado calcula los impuestos, basándose en su experiencia y en la verificación cuidadosa de los cambios en las reglamentaciones
- El servicio de nóminas maneja mensualmente o trimestralmente los informes de impuestos sobre el empleo, garantizando que se presenten en forma correcta y puntualmente
- Los proveedores de nóminas pueden asumir las sanciones que resulten de los cálculos de impuestos incorrectos
- El trabajo administrativo de fin de año— por ejemplo, los formularios W-2 y 1099 — queda a cargo del proveedor de nóminas, de modo que son entregados con puntualidad
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